Process Mining: análise de processos sob uma nova perspectiva

Atualmente, a grande maioria das empresas possui processos complexos, difíceis de gerenciar e controlar.  Ainda mais quando falamos de processos de Recursos Humanos, que envolvem diversas subáreas e um grande número de variáveis.

Compreender os processos dos negócios existentes é, no entanto, o ponto de partida necessário para a melhoria de processos.

Processos com falhas desconhecidas geram ineficiência, retrabalho e custo excessivo para a empresa.

Frente a isso, o Process Mining é uma ferramenta poderosa para obter, de maneira rápida e objetiva, uma visão completa do processo, analisando automaticamente os dados fornecidos e visualizando os fluxos dos processos reais que ocorreram.

Se comparado a outros modelos de análise como, por exemplo, o Business Process Management – BPM, o Process Mining consegue trazer resultados mais rápidos para análise, tendo maior eficácia, menor custo e despendendo menor tempo da equipe da área de Recursos Humanos.

Mas o que é o Process Mining?

Process Mining é um conjunto de técnicas que apoiam a análise de processos por meio dos registros de eventos gerados pelos sistemas que suportam esses processos (CRM, ERP, Workflow, PDM, ITMS, sistemas caseiros ou mesmo Excel). A grande maioria dos processos gera históricos e detalha exatamente quais atividades foram realizadas, quando e por quem. Se, por exemplo, um processo de Recrutamento e Seleção for iniciado no SucessFactors, todas as etapas serão indicadas nas tabelas correspondentes nesse sistema. Da mesma forma, sistemas de CRM e demais sistemas legados registram dados históricos sobre a execução das operações.

Process Mining
Análise Process Mining

A análise sistemática de registros de log digital por meio da ferramenta de Process Mining oferece um enorme potencial para todas as empresas que estão com dificuldades ou querem estabelecer melhorias contínuas em seus processos. 

Através de uma análise da sequência de eventos e seus registros de data e hora, os processos reais podem ser reconstruídos de forma completa e objetiva, fazendo com que os pontos de melhorias possam ser identificados. 

Process Mining - Recrutamento e Seleção
Exemplo de um fluxo gerado em cima de um processo de Recrutamento e Seleção.

E por que o Process Mining é tão eficiente?

Ele gera fluxos a partir de dados reais. Quando você pergunta a alguém sobre como o processo está sendo realizado, ou olha como está documentado, a estrutura é relativamente simples (“Primeiro fazemos X, depois fazemos Y, etc.”). No entanto, na realidade, os processos são muito mais complexos. Há retrabalho: os passos precisam ser feitos novamente, porque eles não estavam certos na primeira vez. Exceções precisam ser feitas para lidar com situações especiais, pessoas diferentes realizam o mesmo processo de maneiras diferentes, e assim por diante. 

Portanto, há uma discrepância entre como as pessoas supõem que os processos são executados e como são realmente executados. 

Assim, o Process Mining permiteanálises aprofundadas de diferentes aspectos como, por exemplo:

  • O tempo que o processo leva para ser concluído;
  • O momento exato em que as lacunas acontecem, podendo observar quando há loopings em determinadas atividades;
  • Analisar todas as variantes de um processo e os diferentes caminhos que elas podem seguir;

Quem são os executores das atividades e quanto tempo esses levam para executá-las.

Process Mining
Exemplo de gráfico gerado pelo Process Mining, indicando a frequência de cada atividade e o tempo que o processo demorou para ser concluído.

Com essas análises é possível atuar de forma assertiva nas melhorias dos processos e obter resultados de curto prazo.

Para saber mais, entre em contato com nossa equipe de especialistas.

Escrito por Fabiana Magoga - Líder de Gestão e Melhoria de Processos da STRONG Soluções em RH.

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